Digitalizacija i digitalna transformacija dva su termina koja se redovito spominju i redovito miješaju. Radi se o povezanim procesima, pri čemu digitalna transformacija proizlazi iz digitalizacije, a digitalizacija vodi do digitalne transformacije. U kontekstu pandemije razgovor o ‘digitalizaciji’ postao je sve češći. Pod prisilom lockdowna i drugih fizičkih ograničenja koja je pandemija nametnula, mnoga su se poduzeća prebacila u ‘online ured’. Krenulo se raditi od kuće. Komunikacija se počela odvijati elektroničkim putem, sastanci su se počeli održavati videopozivima, nastava održavati u virtualnim učionicama, kupovina odvijati putem webshopa. To smo nazvali digitalizacijom.
Digitalizacija je proces koji traje i kompleksniji je nego što se čini, ističe Ana Škeva. „Ljudi misle da se mogu preko noći digitalizirati.“ Škeva je vlasnica Ognja, inače tvrtke koja se bavi najmom printera i multifunkcijskih uređaja, a danas zagovornice document management systema (DMS-a) u Zagrebu. Ana je i osobno pobornica paperless ureda. Iako je njen otac započeo tvrtku koja se bavila isključivo fizičkom dokumentacijom, printanom, s vremenom u Ognju uočavaju da previše vremena troše na organizaciju vlastite dokumentacije o poslovanju. Ubrzo otkrivaju DMS kao menadžment koji djeluje elektronski pa je brži i nije prostorno vezan.
